紙は紀元105年に、東漢の蔡倫が発明したといわれています。しかしそれ以前、紀元前3000 年も前にエジプトでパピルス草から作られたパピルスを紙の代用としていました。文書はこのパピルスを使用している段階で既に存在しています。1850年サッ カラの墳墓で発見された地方行政官、カイ書 記官の座像（紀元前2 500年頃、彩色石灰石、ルーブル美術館蔵） には、あぐらの前に巻物状のパピルスを置い て、イグサで記録している姿を現代に伝えて います。中世になると文書は部屋の中に張ら れた綱や糸に吊して保存されていました。フ ァイルの起源はこの糸（ラテン語のFilium＝ thread）で、あるといわれています。 古代から現代まで情報のまとめ役、それがフ ァイルの仕事です。ファイルはさまざまな記 録を糸でつなぎあわせるように、必要な情報 を整理保管しておく入れ物ということがいえ ます。
書類や伝票をただファイルしておくだけでは、後で検索するにも時間がかかり、合理的なファイリングとはいえません。ファイルをまとめる際の基本的な考え方として、書類の内容の似ているもの同志を集め、1つのファイルにまとめるということがあります。共通性によって分類をするためには、左頁のように名前別、地域別、主題別、日付・番号順、1件別などの基準に沿ってまとめていくと便利です。ファイリングの第一歩は、整理する文書、伝票の特性に最適と思われる分類法を選び、次に書類の質や量、検索の仕方などに応じたファイルを選ぶことが大切です。
| フォルダーとホルダーの違い |
| ファイリング用品として活用されているフォルダーには2種類の呼び名があります。このフォルダーの呼び名とその意味を一般的に使われている範囲でご紹介します。 フォルダ1（folder）‥析りたたむ道具、書類ばさみ。 キャビネットに収納する書類を分類整理するための書類挟みで、薄手の丈夫な表紙を2ツ折りにしたもの。 個別フォルダー、マチ付フォルダー、ハンギングフォルダー、持ち出しフォルダーなどがあります。 ホルダー（holder）‥保有、保持、入れ物、支えるもの。一般的にはポケットなどの保持機能で関連書類の一時保管や携帯などに活用し、書類等の個別分類ができるものをいいます。ホルダー名称の使用範囲は広く名刺やハガキ、FDなどの整理用品にも使われています。 Lホルダー、Mホルダー、名刺ホルダー、ハガキホルダーなとがあります。 |
| ファイル選びのポイントは、ファイルされる書類の性質や量、その他使用の形態などに最も適したものをお選びになるのが、快適なファイリングの決め手になります。その必要な条件は、@簡単にとじられること。 A書類を傷めないこと。B分類検索がしやすいこと。C長期間の使用に耐えられること。があげられます。特に厚型ファイルの場合は機能性はもちろんですが、耐久性がファイル選びの大切なポイントになります。 |
| ●表紙から選ぶファイル ファイル表紙の種類と特徴は、@貼り表紙／芯ボールにビニールペーパーなどを貼り合わせたもので長期使用できます。Aビニール表紙／軟質ビニールの持つ手ざわりのよいソフトな感覚で、高級なイメージをいつまでも保ちます。 Bボード表紙（板紙）／比較的安価で薄型から厚型ファイルまで広範囲に用いられます。 CPP表批／薬品、水等にも強く耐久件が非常に高いのが特徴です。 |
| ●とじ具のハードから選ぶファイル とじ具はファイルの心臓部です。特に厚型ファイルはとじ込み量が多くなる程、とじ具にかかる重量は相当の力になります。収容量一杯まで書類をとじても開閉がスムーズで、とじ具自体が歪曲しないもの、又そのとじ具を取付けているリベットなどもしっかりと固定されているものをお選びください。 |
| ●見出し機能から選ぶファイル 通常ファイル棚に並べて使用するのが一般的ですが、その際、背見出しが各種表示機能の中心となってきます。次の様な見出し機能を備えたファイルをおすすめします。 @カラー分類ができるもの色で分類を表現するのが最もファイルの検索しやすい方法です。メイクシールやセンターライン、Xラインでのカラー表示ができるものをおすすめします。A差し替え式で記入欄が大きいもの タイトル記入欄が大きく、表示しやすいもので、背見出し紙の差し替えができるものが便利です。 |
| フアイリンクシステムから選ぶファイル 現代の複雑化した事務処理の具体的な流れに即した文書整理、伝票整理システムなどが用意されているものをお選びになると文書や伝票の分類・整理・保管などを効果的に行うことができます。 |
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